Logo slogan
联系我们
菏泽市建设监理公司
地址:菏泽市中华路1369号
电话:0530-5166010
E-MAIL:hzsjsjl@163.com
网址:
学园天地 您现在的位置:网站首页 >> 监理报刊 >> 学园天地 >> 详细信息

监理资料的整理(赵静)

发布时间:2016-05-17   阅读:274次

监理资料的整理

菏泽市建设监理公司技术部主任  赵静

 

 信息管理是监理管理的基本内容,监理内业资料的整理更是信息管理的重要形式,是监理管理过程的反映,是监理管理水平的重要体现和对管理可追溯的基本要求。其质量、水平能体现出以下几个方面的意义:

1、好的监理资料,反映的是整个项目部的信息管理水平,是总监理工程师和总监理工程师代表的业绩之一。

   2、监理资料整理的好坏,代表的是个人的技术水平、管理水平和敬业精神,是个人工作能力的基本体现。

   3、资料整理随着市场化的进程,以及一些建设程序和参建方管理的不规范,而显得更加重要,是责任界定的重要根据,是监理管理的重要依据,是监理人员降低和规避执业风险的重要手段。

一、监理整理和搜集的文件资料主要内容

1、勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件;

2、监理规划、监理实施细则;

3、设计交底和图纸会审会议纪要;

4、施工组织设计、(专项)施工方案、应急救援预案、施工进度计划报审文件资料;

5、分包单位资格报审文件资料;

6、施工控制测量成果报验文件资料;

7、总监理工程师任命书、工程开工令、暂停令、复工令、工程开工或复工报审文件资料;

8、工程材料、构配件、设备报验文件资料;

9、见证取样和平行检验文件资料;

10、工程质量检查报验资料及工程有关验收资料;

11、工程变更、费用索赔及工程延期文件资料;

12、工程计量、工程款支付文件资料;

13、监理通知单、工作联系单与监理报告;

14、第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要;

15、监理月报、监理日志、旁站记录、监理巡视记录;

16、工程质量或生产安全事故处理文件资料;

17、工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料;

18、监理工作总结。

19、监理业务手册

二、监理内业资料整理存在的问题及注意事项

1、         注意往来资料的抬头语:不要针对施工单位所在的公司,要针对项目部正式资料必须写明参建单位的全称,不得简化,更不能写错名称

2、         注意措辞,尽量避免在对施工单位的往来资料里出现:“上交”、“ 汇报”等让人不舒服或者对人不尊重的字眼。

3、         在管理过程中,如果出现问题,谨慎界定责任方,重在写明事件的过程、由哪方进行事件的处理,处理后是否经过监理人员的认可等。

4、               往来资料的收发领取一定要注意相关人员是否具有相应的资格,不具备资格的人员应经过资格人员的授权(在属于可授权的情况下)方可开展工作。如监理项目部与施工方往来资料的领取人应为项目经理等。

5、               资料的往来一定要注意是否符合法定工作程序,逐级开展工作不得越级。

如:牵扯到设计变更的重要问题监理项目部不得越过建设单位直接和设计院进行业务磋商,建设单位不应越过监理直接把工程变更发往施工项目部。

6、                     监理资料的时限

1)领取资料注意事项:若是牵扯到引起造价或者可能引起索赔的变更,监理人员务必在领取建设单位变更通知时,看清变更时间和接收时间之间的差距,若偏差较大,应在收发资料记录上对接受时间予以注明,避免引起建设单位对监理人员的误会,认为是监理人员拖延发放了变更单,或者引起其它不必要的麻烦。

2)发放资料注意事项:在发放设计变更资料时一定要在第一时间发往施工项目部,如果必要,让施工方领取人员写明领取的具体时间

7、               谨慎签署技术资料和变更资料

    如混凝土检验批资料,要等到28天试块试压报告出具确定合格后签字。在进行拆模申请签字时要等到7同条件试块试压合格后方可签字。施工单位递交的变更资料一定要经过建设单位的同意,且经过设计院认可后方可签字,施工单位递交的关于变更的索赔资料等与经济有关的资料时,未经过建设单位认可不得签字(地方特色)。

8、             行使权利时一定合理合法,有据可依,不得越权,若存在不符合自身法定权利的内容时一定要有相关的授权,如监理单位对施工单位的处罚若出现在会议纪要、监理工作联系单及监理通知单中时,首先要有建设单位对监理人员处罚权的书面授权方可进行。

9、             对于施工单位采取的施工方法和施工工艺,在整理往来资料、开会或者闲谈时,应注意措辞,不得强硬要求,只能建议,只要是符合质量标准的便可。

10、 在资料里对人的称呼不得只写敬称,应至少写上全名再加敬称,不得笼统地写刘工、张经理等模糊字眼,以免出现问题追溯时找不到责任人。

11、  尽可能使用书面语和专业术

    避免出现如:“打灰”、 “灰打得稀”、“ 支盒子板”、“ 工程起到二棚”、“ 耙子筋”、“尺寸上下不照,不搁拐”等土语。

12、    往来函件及内业资料记录的管理内容应在监理合同约定的范畴之内。比如有的监理合同约定只进行质量和安全管理,而在监理规划和实际操作过程中监理进行了“三控”“三管”就已经违背了合同的约定,监理人员不但出力不讨好,一旦出错又多了份执业风险。

13、 对施工方的施工组织设计和专项方案应该及时审批,对施工方案中依据的审查一定注意是否已经作废,且方案的审批一定严格履行审批手续,施工方未履行审批手续的监理人员应该拒绝接受。施工方未及时递交施工组织设计及专项施工方案的,应书面指令施工方予以递交。

14、  监理人员的资料签字权限,任何资料的整理在署名时一定要注意是否符合监理规范对人员资格的规定,严禁出现无资格人员签署资料。有的项目部出现监理员审批专项方案的问题,还有的项目部出现没有监理工程师资格证的人员编制监理实施细则的问题。

15、  对监理规划、监理实施细则编制应及时且应全面、具体、有针对性,审批手续要规范。项目 部存在以下突出问题:签字人不具备资格或者不符合监理规范的规定,有的姓名为打印(应由本人签字),针对性不好,内容不完善,方案未写目录或页码,甚至不 整理监理规划、监理实施细则,有的项目部未按照公司要求单独编制安全监理实施细则。

16、  监理月报、会议纪要等资料应统一编号,且应由总监理工程师或者总监代表予以签名确认。工地存在未签字或应签字处姓名为打印的问题,会议纪要对各方的称呼太简单(应写全名及职务),对各参建方应写明所在单位的全称,不得简化为:“甲方”“监理方”“施工方”等简略语。

17、 监理通知单、联系单等往来资料中的技术指标和数据,应符合现有规范的要求,且应统一编 号。联系单、通知单有的未采用统一格式的样表、未统一编号,仍有用日期作编号现象,不便于查找。有的通知单没有回复单,有的回复单不符合要求,项目经理姓 名为打印或未盖公章,监理往往不写明回复意见、不及时审批。

18、 监理日志记录要能反映出每天对工程项目的整体管理过程,而不是简单记录工程进度,监理日志不同于施工方施工日志,要反映出存在的问题以及解决问题的过程。部分项目部存在的日志记录不规范、不详细、不及时、留有空白或记录人不签字的问题要杜绝。

19、  监理旁站记录应及时、详细、且按照楼号统一编号。有的旁站记录缺乏第一手数据,无实际参考价值。甚至个别人对关键数据造假,不符合图纸规定,也不符合实际施工情况,不但没有起到好的作用,反而起到负面效果,一旦出现质量问题,对质量问题的分析非常不利。

20、  工程项目监理资料是体系性文件,各项资料都有存在的价值,因此在整理资料时应齐全、完整,不得出现应有的项目缺省。

21、  监理人员对施工方的资料签字应及时,尤其是监理人员变动大的工地。对于监理项目部的资料管理要切实督促施工方质量支持资料的搜集,如及时搜集合格证、备案证明、复检报告等。且要求施工方及时递交相关的技术资料,及时签字,以免人员变动后施工技术资料签字日期界定困难。

三、监理资料整理存在的理解误区

   1、监理资料整理是监理新人做的事情,没有科技含量,作为监理岗位较高人员亲自做资料是件丢身份的事。

    各岗位人员都有对应的应该整理的资料,这是监理规范规定的,监理资料不同于施工单位模板式的资料,监理人员的资料具有严谨性、技术 性、公正性和一定的灵活性,每个工程项目参建主体不同、设计要求不同、发生的问题不同,监理资料也不同,它反映出的是个人的责任心、技术水平和管理过程, 不是每个人都有能力做好监理人员的资料。

   2、监理资料整理凑合就行,不用太认真,做资料完全浪费监理工作时间。

    监理资料的整理首先是监理人员应该做好的基本工作,是监理人员的第一手资料和处理纠纷的依据,越完善越能发挥资料的作用,不认真记录是一种重大的失职和管理缺陷。

   3、监理资料整理需要配备专门的监理资料员,不需要人人做记录。

    监理行业不存在独立的资料员,资料的整理是与工程的管理紧密相关的,只有亲自管理才能及时、全面、真实地记录和整理。

   4、监理资料在竣工后凡是交由档案馆的资料全部交给建设单位移交即可,剩下的资料可以丢弃。

    监理资料是存档资料,但是档案馆留存的资料并不能涵盖全部内容,不存档的资料并不意味着不重要,对于工程交工后可能存在的纠纷、问 题,只有通过留存我们的第一手资料才能拿出依据和证据处理问题,因此工程竣工后,除了要按照要求把资料递交档案馆外,还要把资料按照公司要求移交给公司。

   5、监理资料整理、移交是总监的事情,缺损跟自己无关,最终总是会有人来处理。

在工地资料整理过程中,有些人员记录不全面不详细,尤其是人员变动和到了工程后期,对 资料的整理和管理较为松懈,监理人员对监理资料是否完善不予关心,觉着那是总监的事情,即使缺失和不完善也会由公司或总监出面补齐应付交工。岂不知如果监 理的第一手资料记录不详细、不完善或者资料缺损,哪怕是后期补齐都不能完整和真实地反映出真实施工和监理管理状态,由此导致的风险将是整个项目部的共同风 险,参与项目部管理的所有人员都要因此而承担责任,尤其是工程出现重大质量问题需要追究责任的时候,我们若拿不出免责的证据,不仅是总监理工程师受到处 分,所有参与项目监理的人员都脱不了干系,

为了降低执业风险,请善待自己和同事的劳动成果,做好分内的工作。监理项目部作为一个集体,只有团结协作才能更好地完成任务,不要给自己的工作留下风险。

四、公司对监理内业资料的管理规定

1按照“责任到人、全员管理”的原则,根据监理项目部人员岗位确定资料整理管理职责:

总监理工程师负责施工单位承 报的各项方案的审批并回复意见,负责监理规划的制定和监理实施细则的审批,并对以上文件的真实、可行、针对性负责。确保监理规划、监理实施细则成为高标准 的监理指导文件,不得出现生搬硬套,不符合图纸和规范要求的问题。对监理项目部的各项资料整理负总责。

总监代表(现场负责人或现场监理人)负责项目监理部内业资料整理的具体实施,并重点负责工作联系单、监理通知单、监理月报、例会纪要的整理,并对以上文件的内容、质量负责。督促专业监理工程师、监理员在各自职权范围内做好资料的整理,并对文件整理的质量负责。

专业监理工程师负责相关专业实施细则的编制,负责监理巡视记录的记录,并指导监理日志的记录,对施工重点部位、关键节点进行重点检查。

监理员负责原始资料的收集,负责记录监理日志和旁站记录。要求资料整理真实、及时、具体、全面,并对以上资料整理的质量负责。

2、各监理项目部按照职责分工进行资料的整理,不得指定一个人记录项目所有资料,资料整理根据楼号分工谁负责谁整理,工地管理和资料整理不得分开。

总监理工程师应对项目部所有人员进行合理的分工,确保资料整理责任到人,分工明确。人员调整或离岗,须填写交接单或离岗审查单(单据格式由办公室设计),通过审查后离岗,发放剩余工资。

内业资料的整理是对人员进行综合评价、各岗位人员晋升考核的重要依据之一。各项目部人员应本着认真、负责的态度,及时、真实的做好各项记录,力求监理资料整理规范化。

工程竣工后,总监理工程师负责组织项目监理人员做好监理竣工资料的移交,填写工程监理内业资料移交清单。


上一篇: 监理实施细则
下一篇: 走好特色路 铸就钢铁骨
Copyright © 2004-2015 菏泽市建设监理公司 All Rights Reserved 版本所有
24小时服务热线:0530-5166010公司地址:菏泽市中华路1369号